Wat kost een antwoordservice in 2026? Alle tarieven eerlijk op een rij

Toen ik uitzocht wat een antwoordservice kost, kreeg ik drie offertes van drie aanbieders. Op geen van de drie stond een totaalbedrag. Overal ‘vanaf €24,95’. Pas na doorvragen bleek wat ik bij mijn belvolume echt kwijt zou zijn: ruim €280 per maand. Zo’n vanaf-prijs werkt als een vliegticket van €19: tegen de tijd dat je koffer, stoel en handbagage erbij zitten, betaal je het drievoudige. Daarom hier de bedragen zoals ik ze zelf vooraf had willen zien.

De korte versie. Bij zo’n 100 gesprekken per maand kost een traditionele antwoordservice je €170 tot €350. Een callcenter zit daar ruim boven en wil het liefst een jaarcontract. Een eigen receptioniste kost €3.300 of meer per maand, en die werkt 40 uur terwijl je telefoon er 168 maakt. Een AI-telefonist werkt met een minutenbundel en begint bij €119. Hieronder de opbouw per optie, plus de verborgen kosten die in geen enkele prijstabel staan.

Zo rekent een traditionele antwoordservice

Vrijwel elke telefonische antwoordservice hanteert hetzelfde model: een vast abonnement van €20 tot €50 per maand, plus €1,50 tot €3 per aangenomen gesprek. Daar komen vaak eenmalige opstartkosten bij (€50 tot €150) en soms een minimumafname: een bundel gesprekken die je elke maand betaalt, ook als niemand belt.

Rekenvoorbeeld. Stel: 100 gesprekken per maand, €30 abonnement, €2,25 per gesprek. Dan betaal je €255. Bij 400 gesprekken per maand — voor een installateur in het stookseizoen geen gek aantal — wordt dat €930. De homepage zei €30 per maand. Klopt ook. Als niemand belt.

Wat je voor dat geld krijgt, verschilt flink. De één noteert alleen naam en nummer, de ander beantwoordt ook simpele vragen over openingstijden of tarieven. Wat zo’n dienst precies wel en niet doet, hebben we uitgewerkt op de antwoordservice-pagina.

Wat kost een callcenter?

Een callcenter is een maat groter. Je betaalt per minuut (€0,75 tot €1,25) of per ingezette medewerker, plus setupkosten die tussen de €250 en €1.000 liggen. Contracten lopen zelden korter dan een jaar. Bij 100 gesprekken van drie minuten kom je op €400 tot €700 per maand uit, bij 400 gesprekken al snel op €1.200 tot €2.500.

Voor een webshop met duizenden tickets per maand kan dat kloppen. Voor een mkb’er die vooral wil dat de telefoon wordt opgenomen, is het te veel geld voor te veel machine. Meer over die afweging lees je bij klantenservice uitbesteden.

Wat kost een eigen receptioniste?

Op papier de fijnste optie: iemand die je bedrijf kent, vaste klanten herkent en tussendoor een pakketje aanneemt. Maar reken even mee. Een receptioniste verdient al gauw €2.500 tot €2.900 bruto per maand. Tel daar zo’n dertig procent werkgeverslasten bij op en je zit op €3.300 of meer. Plus vakantiedagen, ziektevervanging en een werkplek.

En dan het rooster. Zij werkt van negen tot vijf. Jouw klanten bellen om 19:30, op zaterdag en tijdens haar lunchpauze. Precies op de momenten dat er omzet weglekt via gemiste oproepen, is er niemand.

Wat kost een AI-telefonist?

Een AI-telefonist rekent niet per gesprek maar per minuut, in een bundel. Dat is even wennen bij het vergelijken, maar het pakt vrijwel altijd goedkoper uit: er hoeft geen mens naast de telefoon te zitten. Bij Sam zien de tarieven er zo uit:

• Zelf — €119 per maand voor 400 belminuten (daarboven €0,40 per minuut). Jij richt Sam zelf in; hij neemt 24/7 op en stuurt terugbelnotities direct naar je mail.
• Compleet — €399 per maand voor 1.000 minuten (€0,35 per minuut extra). Wij richten alles voor je in en Sam boekt afspraken direct in je agenda. Dit kiezen de meeste bedrijven.
• Schaal — €899 per maand voor 3.000 minuten (€0,30 per minuut extra), voor meerdere vestigingen, nummers en kanalen.

Een gemiddeld gesprek duurt twee à drie minuten. Honderd gesprekken passen dus ruim in Zelf, vierhonderd in Compleet. Alles is maandelijks opzegbaar, zonder aansluitkosten, en 24/7 zit er standaard in — geen avondtoeslag. De volledige uitleg staat op de prijzenpagina. O ja: er loopt een founding-deal waarmee je de eerste maand Compleet draait voor €99 in plaats van €399.

Wat kost een antwoordservice vergeleken met de alternatieven?

Alle vier de opties naast elkaar, uitgaand van gesprekken van gemiddeld twee à drie minuten:

Verborgen kosten waar je op moet letten

Dit is het deel dat me de meeste tijd kostte om boven water te krijgen. Vijf dingen die ik sindsdien altijd eerst check:

• Afronding per gesprek. Een beller die na twintig seconden ophangt, telt bij veel aanbieders als volledig gesprek. Honderd keer €2 voor ‘verkeerd verbonden’ tikt aan.
• Doorverbindkosten. Een gesprek doorzetten naar jou of een collega kost regelmatig €0,50 tot €1 extra. Bovenop het gesprekstarief.
• Toeslagen voor avond en weekend. ‘24/7 bereikbaar’ staat groot op de site; de avond- en weekendtoeslag staat in de staffel onderaan.
• Opstartkosten en contractduur. Setup ‘gratis’ bij een jaarcontract betekent gewoon dat je hem in twaalf termijnen betaalt. En stilzwijgende verlenging is eerder regel dan uitzondering.
• Minimumafname. Een bundel van vijftig gesprekken die je in een rustige augustus niet volmaakt, betaal je toch. Restant meenemen naar de volgende maand mag zelden.

Wanneer een menselijke service tóch logischer is

Eerlijk is eerlijk: er zijn situaties waarin je beter een mens kunt laten opnemen. Complexe intakes bijvoorbeeld, waar iemand tien minuten moet doorvragen op een medisch of juridisch dossier. Of emotionele gesprekken. Een uitvaartondernemer wil geen digitale stem tussen zichzelf en een familie die net iemand verloren heeft. Terecht.

Sam is trouwens open over wat hij is: hij vertelt bellers dat ze een digitale telefonist spreken. Dat is netjes (en verplicht volgens de Europese AI-regels), en in de praktijk vindt vrijwel niemand het een probleem, zolang er maar direct wordt opgenomen in plaats van een voicemail. Maar draait jouw bedrijf om gesprekken waarin empathie het halve werk is? Kies dan een menselijke service en betaal daar gerust voor. Een tussenweg kan ook: je eigen team overdag, Sam ’s avonds en in het weekend.

Mijn advies: pak je telefoonoverzicht van vorige maand erbij en tel hoeveel oproepen je gemist hebt. Vermenigvuldig dat met wat één klant je oplevert, en je weet wat bereikbaarheid je waard is. Vraag daarna bij twee of drie aanbieders een offerte op, stel de drie vragen hierboven en leg alles naast deze vergelijking. Tarieven veranderen, dus check de actuele bedragen altijd zelf. Maar de verhoudingen blijven aardig staan: een receptioniste kost duizenden euro’s, een callcenter en antwoordservice honderden tot ruim duizend, en Sam begint bij €119. Kies op wat je mist, niet op wat de homepage zegt.