Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

Sam neemt op (samneemtop.nl) levert een telefoonservice waarbij een digitale assistent telefoongesprekken aanneemt voor ondernemers. Vragen over privacy? Mail naar samneemtopai@gmail.com.

2. Twee soorten gegevens: van klanten en van bellers

Van onze klanten (de ondernemers die Sam gebruiken) verwerken we naam, bedrijfsgegevens, contactgegevens en factuurgegevens. Dat doen we om de overeenkomst uit te voeren (grondslag: uitvoering overeenkomst) en om te factureren (grondslag: wettelijke verplichting).

Van bellers (de klanten van onze klanten) verwerkt Sam wat er in het gesprek wordt gedeeld: doorgaans naam, telefoonnummer en de reden van het gesprek. Deze gegevens verwerken wij in opdracht van de ondernemer die de beller probeert te bereiken; die ondernemer is verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn verwerker. Met elke klant sluiten we daarvoor een verwerkersovereenkomst.

3. Gesprekken en transparantie

Sam is een digitale assistent en doet zich niet voor als mens: wie ernaar vraagt, krijgt daar eerlijk antwoord op, in lijn met de Europese AI-verordening. Gesprekken worden omgezet naar tekst om de terugbelnotitie te kunnen maken en om de kwaliteit van de dienst te bewaken. Gespreksgegevens worden niet gebruikt om advertenties te tonen en niet verkocht aan derden.

4. Subverwerkers en doorgifte

Voor telefonie, spraakverwerking en hosting gebruiken we gespecialiseerde leveranciers (waaronder aanbieders van telefonie-infrastructuur en spraaktechnologie). Sommige leveranciers verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, onder andere in de Verenigde Staten. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit (EU-US Data Privacy Framework). Een actuele lijst van subverwerkers is opvraagbaar via samneemtopai@gmail.com.

5. Bewaartermijnen

Terugbelnotities en gesprekstranscripties bewaren we zo lang de klant dat nodig heeft voor zijn bedrijfsvoering, met een maximum van twaalf maanden, tenzij de klant om eerdere verwijdering vraagt. Factuurgegevens bewaren we zeven jaar (fiscale bewaarplicht).

6. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Ben je een beller en wil je je gegevens laten verwijderen? Neem dan contact op met het bedrijf dat je belde (de verwerkingsverantwoordelijke) of mail ons — wij helpen het verzoek dan doorzetten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Beveiliging

Gegevens worden versleuteld verstuurd (TLS) en opgeslagen bij leveranciers met gangbare certificeringen. Toegang is beperkt tot wat nodig is om de dienst te leveren.

8. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring bijwerken. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum bovenaan.